Jesteś freelancerem? Zajmujesz się dekoracjami na zlecenie, robisz wystroje sal, obsługujesz przyjęcia czy może chcesz zajmować się szkoleniami lub warsztatami dla innych florystów. Niewątpliwym atutem Twojego zajęcia jest swoboda w organizacji czasu i samodzielne ustalanie harmonogramów. Nie musisz otworzyć kwiaciarni o 8.00, nie masz pracującej niedzieli, nie wstajesz codziennie o 5.00 rano na giełdę kwiatową.

Ta dowolność jest również zagrożeniem. Poranny długi “rozruch”, kiepska pogoda na zewnątrz czy po prostu gorszy dzień. Efekt: tracimy czas. Na koniec dnia ze zdziwieniem zastanawiamy się co takiego stało się z czasem pracy? Co udało się nam zrobić, co nam uciekło?

Co zrobić, aby jak najlepiej wykorzystać czas poświęcany na pracę? Oto kilka prostych sposobów, które pomogą Ci podnieść Twoją wydajność.

Załóż sobie cele
Nikomu nie udało się przejść przez życie z sukcesem, jeżeli nie potrafił wytyczyć sobie celów. Niby wszyscy to wiedzą, ale…
Rozpisz cele na konkretne okresy. Napisz co chcesz osiągnąć w najbliższym tygodniu, miesiącu, roku. Sprawdź czy Twoje cele krótkoterminowe pasują do tych zakładanych w długim okresie czasu. Znajdź czas na pomyślenie o tym i napisz ustalenia. Zawsze diabeł tkwi w szczegółach.

Ustal co przynosi Ci najwięcej pieniędzy
Łapanie przeróżnych zleceń powoduje nasze rozproszenie. Z każdego rozpoczętego zadania pozostaje nam nieprzerobiony materiał lub w naszym portfolio pojawiają się wpisy z przeróżnych dziedzin.
Jeżeli skoncentrujemy się na zajęciach przynoszących nam największe pieniądze to nasza praca stanie się spójna. Jeżeli będą to usługi weddingowe czy szkolenia, to zrezygnujemy z drobnych nietypowych zleceń, które zaprzątają naszą uwagę i powodują nieprzewidywalne straty czasu. Wiemy przecież, że coś co robimy rzadko zajmuje nam zdecydowanie więcej czasu niż zajęcia, do których przywykliśmy.

Zrób listę
Zacznij od tygodniowej listy celów i przejdź od niej do codziennej listy spraw do załatwienia.
Wykorzystaj do tego komputerowe aplikacje lub po prostu zapisz to wszystko starą metodą, przy pomocy kartki i długopisu. Bez względu na to jak to zrobisz, pilnuj tej listy i na koniec dnia przygotuj następną na kolejny dzień.

Uszczegółów zadania
Użyj dobrego sformułowania na to co chcesz zrobić. Dobre sprecyzowanie zadania pozwoli na większą nad nim kontrolę. Przy okazji odkryjesz jak wiele elementów ukrytych jest za ogólnikowymi stwierdzeniami. Na przykład taki punkt w kalendarzu: “Wykonanie dekoracji stołu” może być rozwinięty w ten sposób: “Jakie elementy będzie zawierała dekoracja stołu?” czy “Co jest mi potrzebne do dekoracji stołu?”.
Jeśli dostrzeżesz drobniejsze sprawy już na etapie planowania, to możesz z dużym wyprzedzeniem zacząć je sobie organizować, załatwiać, dopracowywać, myśleć o nich. Unikniesz w ten sposób stresu i natłoku spraw do załatwienia w ostatniej chwili, a w niektórych sytuacjach metoda ta pozwoli uniknąć Ci katastrofy.

Oceniaj się
Na koniec dnia przeanalizuj co udało Ci się zrobić, gdzie Twój plan nie został zrealizowany. Zastanów się nad przyczynami. Doprecyzuj co było zagrożeniem, które pokrzyżowało Ci wykonanie planu. Postaraj się realistycznie ocenić szczegóły. Zastanów się, czy istnieje pole do poprawy.
Warto znaleźć chwilkę na codzienne podsumowanie. Pomaga ono lepiej dopasowywać nasze kolejne pomysły do naszych możliwości. Tego typu działanie pomoże nam w przyszłości lepiej się przygotowywać.

Określ godziny pracy
Jeżeli zdecydujesz się codziennie zaczynać dzień o 8.00, to nie trać czasu na ranne kręcenie się po domu w szlafroku. Kolejna kawa, oglądanie wiadomości czy poranne czytanie książki po godzinie 8.00 nie mieści się już w Twoim harmonogramie. Pamiętaj, że zawsze może Cię coś zaskoczyć. Choroba dziecka, które jeszcze wczoraj miało tylko katar czy zimowy rozruch samochodu stojącego pod chmurką.

Przerwy
Badania pokazują ze ludzie robiący krótkie przerwy podczas dnia pracy pracują bardziej wydajnie. Nie odmawiaj sobie krótkich przerw w tym co aktualnie robisz. Przerwa na zjedzenie czegoś czy krótki spacer to przecież przywilej Twojego zawodu. Wrócisz po niej do pracy naładowany i jeszcze bardziej skoncentrowany. Nie prawdą jest, że Ci którzy pracowali przez godzinę zrobili więcej niż ci co pracowali przez 30 minut. Ważne jest jak bardzo byli skupieni na tym co robili.

Przychodzi mi tutaj do głowy pewne wspomnienie. W firmie w której pracowałem wszyscy pracowali na czas. Czy była praca, czy nie to trzeba było swoje odsiedzieć. Każda próba pokręcenia się po firmie zaraz była zauważana. Właściciel Firmy wpadł jednak na pomysł jak urozmaicić pracę “garniturkowcom”. Zimą zapraszał na “ruch” przy odśnieżaniu przed Firmą, a latem na rozładunek kwiatów.
Jak widać nie przeszkadzało to w wykonywaniu codziennych zajęć.

Podziel dzień pracy na pracę koncepcyjną i wykonawstwo
Zarezerwuj sobie czas na kształcenie się. Pamiętaj, że codzienna praca nad pozyskiwaniem zleceń nie może pozbawić Cię świeżości. Praca koncepcyjna pozwoli Ci nie popełniać błędu zaniedbania i przypadkowej straty pominiętego w natłoku zadań klienta. Jeżeli zainwestujesz w siebie to będzie to wartość nie do przecenienia.

Monitoruj czas pracy
Zwróć uwagę na to, ile czasu poświęcasz na poszczególne zadania czy związane z nimi czynności. Przemyśl jak zlikwidować niepotrzebnie stracony czas. Obserwując czas przekonasz się ile poświęciłeś na nieistotne działania. Zadaj sobie pytania: Co jest moim największym złodziejem czasu? Na co poświęcam zbyt dużo uwagi? Powyższa analiza szybko pokaże te słabe punkty i pozwoli Ci dokonać usprawnień.

Określ czas przeznaczany na internet
Nasza praca często jest związana z poszukiwaniem nowych klientów, kontaktów czy inspiracji. Czas poświęcany na buszowanie w internecie powinien być jednak przez Ciebie kontrolowany – dzięki temu unikniesz niepotrzebnego przeglądania różnych stron, które rozproszyły Twoją uwagę.

Skup się na jednym zadaniu
Masz natłok spraw, które należy załatwić równocześnie. Skup się jednak na najważniejszym zadaniu. Skończ go i dopiero wtedy przejdź do następnych.  Wielość spraw powoduje rozproszenie uwagi i naraża Twoje działanie na powierzchowność i niedokładność.
Przypomina mi się tutaj wpadający do biura Szef i co chwile dorzucający kolejne zadania “na już”. Oczywiście w myśl zasady “szef chce, szef ma”, wszyscy rzucali dotychczasowe zajęcia i załatwiali sprawy “niecierpiące zwłoki”. Efektem tego było bezmyślne wykonywanie zadań bieżących z pominięciem zakładanych celów strategicznych czy wręcz projektów, nad którymi pracowali.

Określ kolejność działań
Czy zdarzyło Ci się utknąć podczas realizacji jakiegoś zadania? Czy mogłeś w tym czasie zrobić coś innego, może nawet kilka innych rzeczy? Oto korporacyjny trick: jeśli jakieś zadanie zaczyna się przeciągać w sposób niekontrolowany, to zostaw je i zajmij się innymi sprawami, które możesz zakończyć w krótkim czasie. Większość z nas niechętnie porzuca swoje zajęcie zanim je skończy. Ta tendencja jest dobra, ale może działać na naszą niekorzyść jeśli uporczywie i nieefektywnie pozostajemy przy jednej czynności, podczas gdy pozostałe czekają. Zastanów się, czy możesz odwrócić kolejność. Możliwe, że 10 innych spraw załatwisz  i zostanie Ci tylko jedna, wprawdzie problematyczna ale jedna!

Porządek wokół Ciebie = porządek w Twojej głowie
Nic gorszego jak otaczający nas bałagan. Tracony czas na poszukiwanie niezbędnych rzeczy czy zawieruszonych narzędzi powoduje gorszy nastrój i niepotrzebne rozdrażnienie. Niezależnie jak pracujemy, ważne jest, aby w naszym otoczeniu był przewidywalny ład. Nie piszę tutaj o stracie pieniędzy na kolejne narzędzia czy o zapodzianych materiałach do zrobienia od nowa.

Zadbaj o ergonomiczne miejsce pracy
Zainwestuj w swoje zdrowie. Przygotuj wygodny blat, kup dobre krzesło do pracy, oświetl swoje stanowisko. Kup sprzęt, na którym codziennie możesz spokojnie pracować.  Nie pozwól sobie na pracę w zimnym czy ciemnym pomieszczeniu. Zdrowie masz tylko jedno. Jak bardzo przełoży się to na Twoją wydajność nie piszę. Zobaczysz sam.

Nie rób wszystkiego sam
Deleguj zadania specom. Zatrudnij księgowego. To on zna przepisy i pozwoli uwolnić ci się od niechcianych zajęć. Dobierz praktykanta lub współpracownika do danego zlecenia. Dzięki temu będziesz mógł poświęcić swój zaoszczędzony czas na to, w czym jesteś najlepszy. Robienie wszystkiego samemu spowoduje ogromne straty czasu.

Ucz się od innych freelancerów
Fora branżowe, sieci społecznościowe – tam znajdziesz bogactwo pomysłów i idei, które codziennie mogą Cię inspirować. Dostaniesz niezbędną wiedzę o nowościach i wydarzeniach na rynku. Masz też możliwość zadawania pytań. Kontakt z ludźmi podobnymi do Ciebie jest bezcenny. Wszystko w jednym miejscu to wartość nie do przecenienia. Jak sam widzisz już teraz korzystasz z bezpłatnej pomocy w Twojej pracy.

Nie poprzestawaj tylko na w/w wymienionych zagadnieniach. Poszukuj możliwości zwiększenia wydajności w Twojej pracy. To ona pozwoli Ci na uzyskanie przewagi na rynku i spowoduje Twój dalszy rozwój. Pamiętaj praca bardziej efektywna, to również więcej czasu wolnego dla Ciebie i Twoich najbliższych.
Powodzenia.