Moja firma jest partnerem Euroflorist od 1997 roku. Podczas 16 lat współpracy doświadczyłem obserwacji ciągłego ulepszania organizacji przesyłek kwiatowych. Bardzo cenię u mojego partnera biznesowego to, że zawsze są otwarci na nasze uwagi, nigdy ich nie ignorują i pracują nad tym aby rozwiązywać powstające problemy. Właśnie tak powstał obecny system teleinformatyczny, który bardzo ułatwia przyjmowanie zleceń od klientów, umożliwia w pełni zautomatyzowane przyjęcie zlecenia od klienta z przygotowanego dla mnie sklepu internetowego „Kwiaciarnia”.
Udostępnione rozwiązanie jest również akceptowalne biorąc pod uwagę koszty. Na pewno indywidualne przygotowanie podobnego sklepu internetowego kosztowało by dużo więcej, a bieżące utrzymanie i rozwój byłoby na pewno kłopotliwe. Korzystając z gotowego rozwiązania, spersonalizowanego dla mojej firmy, pozbywam się części obowiązków i spokojnie mogę zająć się innymi bieżącymi obowiązkami w firmie, najlepiej tymi które wygenerują przychody.
Dobrze pamiętam czasy, kiedy zlecenie od klienta przyjmowało się na papierowym formularzu, później faksem przesyłało się do centrali w Poznaniu. Tam zlecenie było opracowywane, przyporządkowywane i przesyłane faksem do kwiaciarni wykonującej. Cały proces trwał kilka godzin i nieuniknione były błędy czynnika ludzkiego i sprzętu.
Teraz cały proces przyjęcia i przekazania przesyłki trwa dosłownie kilka minut i w zasadzie pozbawiony jest możliwości popełnienia błędu. Dodatkowo w systemie odnotowywana jest informacja, czy kwiaciarnia, do której dostarczone jest zlecenie do wykonania faktycznie odczytała je i przyjęła do realizacji. Wsparcie przekazu informacji przez maile, sms, a w ostateczności telefonicznie przez konsultanta sprawia, że system praktycznie stał się niezawodny. Nawet w takie dni jak Dzień Matki czy Dzień Kobiet, informacja przepływa bez opóźnień. A przecież o to chodzi – aby klient i adresat przesyłki byli usatysfakcjonowani, co przekłada się na pewno na wzrost ilości przyjmowanych zleceń.
O korzyści z wdrożenia informatycznego systemu zarządzania przesyłkami kwiatowymi zapytałem Andrzeja Świderskiego, Dyrektora Zarządzającego Euroflorist Polska.
Andrzej Dąbrowski: Co skłoniło firmę Euroflorist do wdrożenia kosztownych modernizacji i jakie wymierne efekty zanotowano?
Andrzej Świderski: Jednym z najważniejszych dla nas celów było wprowadzenie modułu, który umożliwiałby naszym partnerom transmisję zamówień on-line, czyli wysyłanie i odbieranie zamówień w czasie rzeczywistym. Czas realizacji zamówienia jest dzięki temu właściwie równy czasowi przygotowania i dostawy przesyłki kwiatowej. Zaowocowało to przede wszystkim znaczącym przyrostem procentowym zamówień, w okresie gdy zarówno naszą branżę, jak i większość innych dosięgnął kryzys. Ponadto wykluczono czynnik ludzki oraz przyśpieszono transmisję zamówień, co znalazło odzwierciedlenie w znaczącym spadku reklamacji – o 22%.
Opisane powyżej wdrożenia zaowocowały także jeszcze bardziej atrakcyjnymi cenami. Przed wdrożeniem nowego systemu działaliśmy w oparciu o rozwiązanie, które posiadało sporo ograniczeń zarówno funkcjonalnych, jak i wydajnościowych. Dzięki wdrożonej technologii udało się zoptymalizować kluczowe procesy biznesowe w zakresie:
● współpracy z partnerami: panel dla partnerów pozwalający na wysyłanie i odbieranie zamówień on-line, wgląd do bieżących rozliczeń finansowych, komunikację wewnętrzną oraz marketingową;
● obsługi klienta: nowe produkty (karty kwiatowe, potwierdzenia dostawy sms), komunikacja marketingowa, program lojalnościowy, rozbudowana obsługa rabatów i promocji;
● automatycznego przetwarzanie zamówień – komunikacja związana z zamówieniem, przesyłanie zamówień do partnerów, w tym partnerów zagranicznych, moduły do automatycznego przesyłania zamówień przez partnerów;
● rozliczeń finansowych wraz z pełną integracją z systemem ERP1; udało się też oraz wyeliminować problemy wydajnościowe, co pozwoliło na obsługę większej liczby zamówień i wpłynęło bezpośrednio na wzrost przychodów.
Dzięki wprowadzonym zmianom możemy skoncentrować się na kliencie i naszych partnerach zamiast na wykonywaniu powtarzalnych czynności, które z powodzeniem mogą być realizowane przez system informatyczny.
Andrzej Dąbrowski: Patrząc na wdrożenie z perspektywy kilku lat – warto było?
Andrzej Świderski: Niech odpowiedzą na to pytanie fakty. Poziom satysfakcji naszych partnerów biznesowych pozwala nam z pełnym zadowoleniem i poczuciem spełnienia patrzeć w przeszłość, wspominając czas, w którym zdecydowaliśmy się na wdrożenie technologii. Kryteriami sukcesu wdrażanego przedsięwzięcia są dla nas:
● skrócenie czasu realizacji zamówień; czas ten obniżył się ponad dwukrotnie i obecnie wynosi 2h; oznacza to, że jest możliwym, aby od momentu zamówienia, do chwili dostawy czas nie przekroczył 2 godzin;
● wzrost ilości zamówień, w pierwszym roku o 26%;
● zmniejszenie jednostkowego kosztu zamówienia o ponad 20% na koniec realizacji projektu
● udało się nam włączyć do projektu wszystkie współpracujące z nami kwiaciarnie, które bardzo chętnie i sprawnie z niego korzystają
● już ponad 80% wszystkich zamówień jest transmitowana on-line, co znacznie wpływa na skrócenie czasu ich realizacji
● z powodzeniem zmniejszyliśmy także koszt obsługi zamówień i koszty związane z generowaniem rozliczeń (już w pierwszych miesiącach po wdrożeniu – o 18%), co pozwoliło na koncentracje zasobów na czynnościach ważnych a nie manualnych.
Jednak największym sukcesem jest dla nas wartość jaką niesiemy dla naszych klientów. Dzięki systemowi B2B2 możemy zaproponować jeszcze atrakcyjniejsze produkty, wyższą jakość oraz stale wdrażane innowacyjne rozwiązania. Wsłuchanie się w potrzeby naszych partnerów, konstruktywne konsultacje, a co za tym idzie wdrażanie wspólnych pomysłów jest dla nas najwyższym miernikiem efektywnej współpracy, pełnej obustronnej satysfakcji. Trud i praca włożone w przedsięwzięcie znajduje swoje odzwierciedlenie w codziennych pozytywnych opiniach klientów, którzy za naszym pośrednictwem dzielą się z bliskimi bukietami pełnymi emocji.
Andrzej Dąbrowski: Dziękuję za rozmowę.
1ERP (ang. enterprise resource planning) – planowanie zasobów przedsiębiorstwa , tłumaczone przez producentów też jako zaawansowane zarządzanie zasobami – określenie klasy systemów informatycznych służących wspomaganiu zarządzania przedsiębiorstwem lub współdziałania grupy współpracujących ze sobą przedsiębiorstw, poprzez gromadzenie danych oraz umożliwienie wykonywania operacji na zebranych danych.
2 B2B (ang. Business to Business) – nazwa relacji występujących pomiędzy firmami, określana często mianem „klasycznego” e-biznesu.
Urodził się, mieszka i pracuje w Bolesławcu. Wżenił się w biznes florystyczny w 1994 roku i w związku tym pozostał do dzisiaj. W międzyczasie ukończył Akademię Ekonomiczną we Wrocławiu w zakresie zarządzanie przedsiębiorstwem.Więcej o autorach ForumKwiatowe.pl...
